Importar cursos, disciplinas e áreas por Excel

Quando há muitos itens para cadastrar, a importação por planilha poupa tempo. O CRM tem um modelo pronto para cada tipo: cursos, disciplinas (módulos) e áreas.

A importação reconhece os itens pelo código. Se você importar de novo a mesma planilha, nada é duplicado: o que já existe é atualizado.

Quem pode fazer

Administrador e Pedagógico da matriz (ou de empresa sem grupo). Na filial, os botões de importação não aparecem.

Antes de começar

• Importe nesta ordem: áreas → cursos → disciplinas. A disciplina precisa que o curso já exista, e o curso precisa da certificadora, da modalidade e da área.
• Use sempre o modelo do CRM, em Baixar modelo Excel.
• Use como código do curso o mesmo código do sistema acadêmico.

Passo a passo: importar cursos

1. Em PRODUTOS > Cursos, clique em Importar Cursos. Abre a tela Importar cursos.
2. Clique em Baixar modelo Excel e preencha a planilha.
3. Em Selecione o arquivo Excel (.xlsx, .xls), envie a planilha.
4. Em Selecione a coluna do campo Correspondente, ligue cada campo a uma coluna da planilha:
   • obrigatórios: Código, Curso, Carga Horária e Duração;
   • opcionais: Descrição e Público Alvo.
5. Nos campos Certificadora, Modalidade e Área, escolha a opção na própria tela. Elas valem para todos os cursos da planilha.
6. Clique em Visualizar dados e confira a prévia.
7. Clique em Importar dados.

Ao final, o CRM mostra quantos cursos foram inseridos e quantos foram atualizados.

Passo a passo: importar disciplinas (módulos)

1. Em PRODUTOS > Cursos, clique em Importar Módulos. Abre a tela Importar módulos.
2. Baixe o modelo em Baixar modelo Excel, preencha e envie o arquivo.
3. Em Certificadora, deixe Detectar automaticamente pelo código do curso. Escolha uma certificadora só se o mesmo código de curso existir em mais de uma.
4. Ligue as colunas: Código Curso, Código do módulo, Nome, Carga Horária e Ementa são obrigatórias; Ordem é opcional.
5. Clique em Visualizar dados e depois em Importar dados.

Passo a passo: importar áreas

1. Em PRODUTOS > Áreas, escolha a certificadora no seletor do topo.
2. Clique em Importar Áreas.
3. Baixe o modelo, envie o arquivo e escolha a coluna com o Nome das áreas.
4. Clique em Visualizar e depois em Importar.

Quando alguma linha dá erro

Se uma linha não puder ser importada, o CRM mostra a mensagem "Importação concluída com avisos" e a tabela Linhas com erro, com o número da Linha, o Código (na importação de cursos) e o Erro. As demais linhas são importadas normalmente.

Corrija as linhas na planilha e importe de novo: o que já entrou é apenas atualizado.

Atenção

• A importação não guarda histórico. O resultado aparece só na hora. Antes de sair da tela, anote ou tire um print das Linhas com erro.
• Se o Código Curso de uma disciplina não existir no catálogo, a linha vai para Linhas com erro. Importe os cursos primeiro.
• Na importação de cursos, se um campo obrigatório não estiver ligado a uma coluna, o CRM avisa: "O campo ... é obrigatório e deve ser mapeado".

Dicas

• Separe a planilha de cursos por certificadora, modalidade e área, porque esses três campos valem para a importação inteira.
• Depois de importar, abra alguns cursos e confira Descrição, Público Alvo e a grade.

Dúvidas comuns

Importei a mesma planilha duas vezes. Duplicou? Não. O sistema reconhece o código e atualiza os registros que já existem.

Onde vejo o resultado de uma importação antiga? Não há histórico. O resultado aparece só ao final da importação; por isso, anote as linhas com erro.

Posso importar cursos de modalidades diferentes na mesma planilha? Não de uma vez: a modalidade escolhida vale para todas as linhas. Separe a planilha por modalidade e área.

A importação de disciplinas deu erro "curso não encontrado". O que faço? Confira se o código do curso na planilha é igual ao ID mostrado em PRODUTOS > Cursos e se o curso já foi cadastrado ou importado.