Como criar tarefas automáticas por estágio

As tarefas programadas criam uma tarefa sozinhas quando o lead entra em um estágio do funil. Exemplo: quando o lead chega em "Negociação", o CRM cria para o vendedor a tarefa "Ligar para o lead" com prazo de 1 dia às 10h. Assim ninguém esquece o próximo passo.

Quem pode fazer

• Administrador e Supervisão, em AUTOMAÇÕES → Tarefas.

As regras valem para a instituição inteira, não só para um time.

Passo a passo

1. Abra AUTOMAÇÕES → Tarefas (tela Tarefas programadas).
2. Clique em Adicionar tarefa (botão +).
3. Escolha o Estágio que dispara a regra.
4. Escolha o Tipo de Tarefa (ligação, mensagem etc.).
5. Em Definir prazo para conclusão da tarefa, informe:
   • Dias para conclusão: quantos dias depois da entrada no estágio;
   • Horário para conclusão (HH:MM[:SS]): o horário do prazo. Exemplo: 2 dias às 14:30 (a partir da data de mudança do estágio).
6. Em Lembrar antes (minutos), escolha quanto tempo antes o vendedor é avisado (5, 10, 15, 30 minutos, 1 ou 2 horas).
7. Se quiser, escreva as Notas com a orientação para o vendedor.
8. Clique em Adicionar.

Para ajustar ou apagar uma regra, use os botões de editar e excluir na linha dela. O botão Filtros ajuda a achar as regras de um estágio ou tipo de tarefa.

Atenção

• A tarefa vai para o dono do lead. Lead sem responsável não recebe tarefa automática.
• Quando um lead é transferido para outro estágio pela Transferência de Leads, as tarefas automáticas do novo estágio são criadas para o novo dono.
• As regras valem para todos os times. Combine as mudanças com o administrador e com os outros supervisores.
• Ao excluir ou renomear estágios do funil, revise as regras ligadas a eles.

Dicas

• Comece com uma tarefa nos estágios mais importantes (primeiro contato e negociação). Tarefa demais vira ruído e o vendedor deixa de olhar.
• Use as Notas para lembrar o roteiro: "Confirmar interesse, enviar proposta, combinar retorno".
• O vendedor recebe o lembrete no sino e, se ativou, como notificação do navegador.

Dúvidas comuns

A tarefa automática não foi criada. Por quê? Confira se o lead tem dono (lead sem responsável não recebe) e se existe regra para o estágio em que ele entrou.

A regra vale só para o meu time? Não. As tarefas programadas valem para toda a instituição.

De quando conta o prazo da tarefa? Da data em que o lead mudou para o estágio. Exemplo: 2 dias às 14:30 depois da mudança.

Onde o vendedor vê a tarefa criada? Na agenda dele, em VENDAS → Tarefas, e na aba Tarefas da ficha do lead, como qualquer outra tarefa. Veja Como criar e concluir tarefas.