Rotina de manutenção do administrador

Depois da implantação, o CRM precisa de pouca manutenção, mas ela faz diferença: vendedor que saiu e continua recebendo lead, preço desatualizado ou integração parada custam vendas. Use as listas abaixo como rotina.

Quem pode fazer

O Administrador. Alguns itens podem ser divididos com a Supervisão (times, automações) e com o Financeiro (pagamentos do Indique e Ganhe).

Toda semana

• Usuários (ADMINISTRATIVO → Usuários): desative quem saiu da instituição e cadastre quem chegou. Antes de desativar um vendedor, transfira os leads dele em AUTOMAÇÕES → Transferência de Leads e, se houver Indique e Ganhe, os indicadores.
• Times (ADMINISTRATIVO → Times): confira, no cartão de cada vendedor, Receber leads, Hora início, Hora fim e quem está de férias.
• Logs de Conversão (CONFIGURAÇÕES → Integrações): veja se há envios com a situação Falhou e trate a causa.
• Sino: confira os avisos e, com o Indique e Ganhe, os pedidos de Pix dos indicadores. Combine com o Financeiro quem paga cada um.
• SDR IA (se contratado): veja as conversas que pedem atendimento humano.
• Dashboard: revise com os supervisores a conversão, os Motivos de perda e o Ranking de vendedores.

Todo mês

• Preços: revise os planos em PREÇOS → Planejamento de Preço e, se mudou algo, use Ver o que vai mudar e sincronize em Preço Cursos.
• Assinatura: confira as Faturas e o número de vendedores ativos em relação ao limite do plano.
• Assistente de Vendas IA (se contratado): compare o uso do mês com o limite de gasto definido no painel do fornecedor da IA.
• Redistribuição de Leads: revise o tempo configurado com os supervisores.
• Objeções, Origens e Sites de captação: desative o que não é mais usado e teste os links dos vendedores.
• Integrações: confirme que o WhatsApp, o Meta Ads e o Google Ads continuam funcionando (use Testar envio).

Quando acontecer

• Vendedor novo: cadastre em Usuários (departamento Comercial), adicione ao time e peça que ative as notificações no Perfil.
• Vendedor saiu: transfira leads e indicadores e depois desative (não exclua) o usuário.
• Esqueceram a senha: Usuários → Redefinir senha.
• Mudou o nome de um time: avise a Gestão de Tráfego, porque o nome do time vai no formulário das landing pages.
• Mudou um plano de preço: sincronize em Preço Cursos.

Dicas

• Desativar é melhor que excluir: o acesso é cortado na hora, mas o histórico fica guardado e dá para reativar.
• Deixe a rotina semanal num dia fixo, por exemplo na segunda de manhã, antes da reunião com os supervisores.

Dúvidas comuns

O que preciso fazer quando um vendedor sai? Transfira os leads dele em Transferência de Leads, transfira os indicadores do Indique e Ganhe (se houver) e desative o usuário em Usuários.

Com que frequência devo sincronizar os preços? Sempre que mudar um plano em Planejamento de Preço. Sem a sincronização, o curso continua com o preço antigo.

Como sei se as vendas estão chegando ao Meta e ao Google? Em CONFIGURAÇÕES → Integrações, aba Logs de Conversão. Envios com Falhou mostram o motivo.

O limite de vendedores está quase no fim. O que faço? Desative quem não usa mais ou aumente as vagas em Assinatura. Veja Como aumentar o número de vendedores.