Conciliação no Ellige Pay: rotina e dúvidas comuns

Conciliar é conferir se o que foi cobrado, o que foi pago no banco e o que deu baixa no CRM batem entre si. O Ellige Pay concentra as informações para isso. Este artigo traz uma rotina simples e as explicações para as diferenças que mais aparecem.

Quem pode fazer

• Admin Local: toda a rotina, inclusive os avisos ao CRM (Webhook Logs).
• User: Dashboard e Pagamentos.

Passo a passo: rotina diária

1. Dashboard em Hoje: veja o Recebido no período e o Em atraso (hoje). Veja Ler o Dashboard do Ellige Pay.
2. Pagamentos: filtre Status = Pendente e Vencimento: até = ontem, e combine com a equipe a cobrança dos atrasados.
3. Webhook Logs > Painel (Admin Local): confira se o Envio ao CRM está Ativo e se há Últimas falhas. Trate o que passou de um dia.
4. Atenda os alunos que dizem ter pago: detalhe da cobrança, Efetuar checagem manual e, se preciso, Recebidos.

Passo a passo: rotina mensal

1. Dashboard em Mês atual (ou Personalizado para o mês fechado): anote recebido, emitido, taxa de pagamento e ticket médio.
2. Compare Recebido por forma de pagamento e Recebido por banco / provedor com o extrato de cada banco ou empresa de pagamento.
3. Revise as Expiradas no período e as Canceladas / com falha em busca de padrões.
4. Usuários (Admin Local): exclua quem saiu da equipe.
5. Integrações e Certificados (Admin Local): confira se está tudo ativo e avise a equipe Ellige sobre certificados perto de vencer.

Atenção

• O Pay mostra cobranças e pagamentos, não o saldo nem as tarifas da conta. Valores líquidos, tarifas e prazos de repasse estão no extrato do banco ou da empresa de pagamento.
• O Pay não emite, não estorna e não reembolsa pela tela. Estorno e reembolso são feitos com a equipe Ellige.
• No CRM, cancelar um pedido só muda o status do pedido; o estorno do dinheiro é feito por fora.

Dicas

• Para conferir vendas no cartão com o relatório do adquirente, filtre Método = Cartão e use TID ou Código de autorização.
• Anote o Nº de referência em toda conversa sobre cobrança: é por ele que a equipe Ellige encontra a cobrança.

Dúvidas comuns

Por que o Recebido não bate com o Emitido? O Recebido conta pela data do pagamento; o Emitido, pela data de criação da cobrança. Cobranças pagas em outro mês, expiradas ou canceladas explicam a diferença.

Por que o Recebido do Pay não bate com o extrato do banco? O Pay conta pela data do pagamento e pelo valor cobrado. O extrato mostra a data em que o dinheiro caiu na conta, já descontadas as tarifas; boleto e cartão têm prazo de repasse. Compare banco a banco em Recebido por banco / provedor.

A cobrança está Paga no Pay, mas o pedido não baixou no CRM. Veja O pagamento não baixou no CRM.

O aluno pagou e continua Pendente. O que faço? Abra o detalhe da cobrança e clique em Efetuar checagem manual. Se não mudar, procure o aviso em Recebidos; sem aviso ou com erro, chame a equipe Ellige. Veja Passar a segunda via e fazer a checagem manual.

O aluno pagou duas vezes. Como devolvo? O Pay não faz reembolso pela tela. Abra um chamado com a equipe Ellige informando os dois Nº de referência.